議事録の書き方とコツ｜必須項目とすぐ使えるテンプレート

議事録とは？作成する目的と3つの役割

議事録というと「会議の内容を書き写すもの」というイメージを持つ方が多いかもしれません。でも実際の議事録（会議の議事の経過や結果を記録した文書のこと）には、記録だけにとどまらない役割があります。多くの会社では、会議の書記役や幹事役、あるいは若手社員が議事録の作成を担当することが一般的ですが、明確なルールがなければ持ち回りで決めている組織も少なくありません。

議事録が果たす3つの機能

スタートアップのような動きの速い組織ではタスク管理の側面が重視され、上場企業のような組織では証跡としての側面が重視される傾向があります。自分の会社がどちらを重視しているか、意識してみると書き方の軸がぶれにくくなります。

「メモ」「議事概要」「発言録」との違い

議事録と混同されやすい言葉に、メモ・議事概要・発言録があります。メモは自分用の覚え書き、議事概要は要点だけをまとめた簡易版、発言録は誰がどんな発言をしたかをできるだけ詳しく残したものです。会社や会議によって求められるレベルは違うので、最初にすり合わせておくとよいでしょう。

迷ったときは、まず議事録の水準（決定事項とタスクが追える程度）を基準に書き始めるのがおすすめです。物足りなければ後から発言の詳細を足せますが、逆に発言録レベルで書いてしまうと、読み手にとって要点が埋もれてしまいます。

議事録に必須の7項目と基本テンプレート

どんな会議の議事録でも、まず押さえておきたい必須の7項目があります。これさえ埋めれば、大きな抜け漏れは防げます。

1. 会議名（タイトル）　どの会議の記録かひと目でわかるように
2. 開催日時・場所　オンラインの場合は使用したツール名も
3. 参加者・欠席者　役職や部門も添えると後で見返しやすくなります
4. 議題（アジェンダ）　話し合う予定だったテーマの一覧
5. 決定事項　会議で確定したことを曖昧さなく記載
6. アクションアイテム　担当者と期限をセットで明記するタスク一覧
7. 次回開催予定　日時・場所・次回の議題プレビュー

この7項目をベースにした基本テンプレートは、以下のように使えます。

この形式にしておくと、会議の前にタイトル・日時・議題までを埋めておけるので、会議中はメモに集中できます。7項目のうち、特に抜けやすいのが「参加者・欠席者」と「次回開催予定」です。参加者の記載を省略すると、後から「言った・言わない」の食い違いが起きやすくなります。次回開催予定まで書いておくと、読み手が次のアクションへの見通しを立てやすくなります。

同じ会議を毎週続ける場合は、テンプレートの「議題」欄に前回のアクションアイテムを自動的に引き継ぐ形にしておくと、進捗確認がスムーズになります。基本の7項目さえ守っていれば、あとは自分のチームが使いやすい形に少しずつ調整して構いません。

【会議タイプ別】議事録テンプレート4選

基本の7項目に加えて、会議の性質によって足したい項目は変わります。ここでは代表的な4タイプの議事録テンプレートを紹介します。自分が担当する会議に近いものから読んでみてください。

定例会議・進捗会議のテンプレート

週次や月次で行う定例会議では、進捗率（決めたタスクがどこまで進んでいるかを示す割合）の共有が中心になります。基本7項目に「前回の宿題の確認」「進捗報告」の欄を足すと使いやすくなります。

役員会議・取締役会のテンプレート

取締役会は法律で議事録の作成が義務づけられている会議です（詳しくは後半の法的要件のセクションで説明します）。基本7項目に加えて「決議方法」「賛成・反対の状況」「特別な利害関係を持つ役員の氏名」を記載欄として用意しておきましょう。

商談・クライアント提案のテンプレート

社外の相手が参加する商談では、自社と相手先の参加者を分けて記載するのが基本です。「ヒアリング内容」「提案への反応」「次回までの宿題（自社分・先方分）」を項目に加えると、認識のズレを防げます。

ブレスト（ブレインストーミングの略称）・アイデア会議のテンプレート

ブレスト（複数人でアイデアを出し合う「ブレインストーミング」の略称）では、実現可能性よりもアイデアの幅を残すことが目的です。決定事項の欄は使わず、「出たアイデアの一覧」「次のステップ（誰がどのアイデアを深掘りするか）」を中心に構成しましょう。

書く前が9割｜会議前の準備とメモの取り方

わかりやすい議事録は、会議が始まる前の準備でほぼ決まります。

会議前に埋めておくべき項目とアジェンダ確認

会議名・日時・場所・参加者・アジェンダは、会議が始まる前からわかっている情報です。先にテンプレートへ入力しておきましょう。アジェンダが共有されていない場合は、遠慮せずに主催者へ確認しておきましょう。事前準備の有無で、会議中の負担はずいぶん変わります。参加者の役職や部署もあわせて確認しておくと、発言者を記録するときに迷いません。オンライン会議であれば、録画機能を使えるかどうかも事前に確認しておくと、聞き取れなかった箇所を後で確認できて安心です。初めて参加する会議であれば、過去の議事録に目を通しておくと、当日の話の流れをつかみやすくなります。

会議中のメモの取り方のコツ

会議中は、発言を一字一句書き留めようとしなくて大丈夫です。意識したいのは、誰が何を発言したかという要点と、話題が変わったタイミングだけです。あらかじめ略語や記号を決めておくと、手書きでもスピードが落ちません。オンライン会議で発言者が聞き取りにくいときは、無理に推測せず、チャット欄で確認するか、後から発言者本人に聞き直すようにしましょう。

この4つの流れを意識しておくと、議事録作成の全体像が見えて迷いにくくなります。会議後の清書は、記憶が新しいうちに行うのが理想です。できれば会議が終わって1時間以内に取りかかりましょう。

わかりやすい議事録を書く8つのコツ

必須項目が埋まっていても、書き方次第で読みやすさは見違えるように変わります。ここからは、実際に文章を書くときに意識したい8つのコツを紹介します。どれも特別な訓練は必要なく、次の議事録からすぐに取り入れられるものばかりです。

1. 決定事項と検討中を分けて書く　「決定」「検討中」「保留」をラベルで区別すると、読み手が迷いません。
2. アクションアイテムには担当者と期限を必ず入れる　「対応する」だけでは誰も動けません。
3. 5W1H（誰が・いつ・どこで・何を・なぜ・どのように）を意識する　特に決定事項とアクションアイテムでは欠かせません。
4. 事実と意見・推測を分けて書く　「〜だと思う」「〜らしい」といった主観は避け、発言や決定を客観的に記載します。個人の意見が事実のように書かれていると、読んだ人が「それは会議で決まったことなのか、担当者の感想なのか」を区別できなくなります。
5. 一文を短く、簡潔に書く　目安は60文字前後です。長くなったら句読点で区切るか、2つの文に分けましょう。
6. 箇条書きや表を使って視覚的に整理する　文章だけで詰め込むより、圧倒的に読みやすくなります。
7. 背景や理由もひとことで残す　「なぜその決定に至ったか」があると、後から見返した人が納得できます。
8. 略語や専門用語には説明を添える　初めて読む人でもつまずかないように、初出のときだけ簡単な説明を入れましょう。

実際にこのコツを当てはめると、書き方は次のように変わります。

改善前　みんなで話し合って、なるべく早めに新しいやり方を検討することになった。

改善後　新しい発注フローについて、田中さんが9月10日までに案をまとめ、次回会議で検討する。

「みんなで」「なるべく早めに」を、担当者名と具体的な日付に置き換えるだけで、誰が何をすればいいのかが一目でわかるようになります。8つすべてを一度に完璧にこなす必要はありません。まずは1つか2つ、意識しやすいものから試してみましょう。

曖昧表現から明確表現への変換辞書｜NG例・OK例の添削

議事録でつまずきやすいのは、語彙力よりも曖昧な言い回しであることがほとんどです。よく出てくる表現と、その言い換え例を辞書としてまとめました。

NG議事録とOK議事録のBefore/After比較

次に、決定事項の書き方をBefore/Afterで見比べてみましょう（登場する会社名・人名は例として作成した架空のものです）。

NG例　決定事項　新商品キャンペーンは来月からスタート予定。広告予算については検討が必要。

OK例　決定事項　新商品キャンペーンは2026年9月1日開始で確定。広告予算配分については9月5日の会議で決定する。

「予定」「検討が必要」だけだと、決定なのか未定なのか読み手には判断できません。日付と担当、次に何をするかまで書くことで、読み手が迷わない議事録になります。同じことはアクションアイテムにもいえます。

NG例　アクションアイテム　資料をブラッシュアップして共有する。

OK例　アクションアイテム　鈴木さんが提案資料のグラフを差し替え、9月8日までに関係者へ共有する。

「誰が」「何を」「いつまでに」の3点をそろえるだけで、読んだ人がすぐに動ける議事録になります。次回の議事録から、この3点セットを意識してみてください。

見落としがちな法的要件｜取締役会・株主総会の議事録

ここまでは通常の業務会議を前提にお話ししてきましたが、取締役会や株主総会の議事録は、会社法によって作成・保存が義務づけられています。営業会議や定例ミーティングにはこの義務は適用されません。ただし、管理部門の方や、将来こうした会議の書記を任される可能性がある方は、押さえておくと、いざ担当になったときに慌てずにすみます。

「会社法施行規則」とは、会社法の内容をより具体的に定めた省令（法律の実施に必要な細かいルールをまとめたもの）です。記載事項の詳細は、この施行規則に定められています。

最近は議事録を電磁的記録（紙ではなく、パソコンやサーバー上のデータとして作成・保存する記録のこと）で作成する会社も増えています。取締役会議事録を電磁的記録で作成する場合は、署名・記名押印の代わりに電子署名が必要です（会社法369条4項、会社法施行規則225条1項6号）。ペーパーレス化を検討している場合は、あわせて社内の運用ルールも確認しておきましょう。

取締役会議事録の作成義務は「取締役会設置会社」が対象です。すべての株式会社に自動的に適用されるわけではありません。

また、株主や債権者から議事録の閲覧・謄写を請求される場合もあります。取締役会議事録は監査役設置会社（監査役を置くことを定款で定めている会社）などでは、裁判所の許可が必要になります。請求できる条件は、会社の機関設計（取締役会・監査役・株主総会など、会社にどの機関を置くかという組織構成のこと）によって異なる点も覚えておくとよいでしょう。

書き終えたら｜配布メール文例と保管ルール

議事録は、書いて終わりではなく配布して初めて役目を果たします。

議事録配布メールの文例

配布メールの宛先設定にも注意が必要です。関係者全員をToに入れるか、決裁者だけをToにして他をCcにするかは、会社の慣習によって異なります。迷ったときは、会議の参加者全員をToに入れておけば、誰かに届いていないという事態は防げます。

社内向けの文例

社外向けの文例

ファイル命名・保管ルールの決め方

ファイル名は「日付＋会議名」で統一しておくと検索しやすくなります（例　20260901_営業定例会議）。保管フォルダはプロジェクトごと、または会議体ごとに分けておくと、後から「あの決定の根拠は何だったか」を探すときに困りません。配布のタイミングは、社内・社外を問わず会議終了後24〜48時間以内が目安といわれています。記憶が薄れないうちに共有することが、認識のズレを防ぐポイントです。

通常業務の議事録に法律上の保存期間はありませんが、後からトラブルの経緯を確認できるよう、社内で目安を決めておくと運用がぶれません。

議事録作成を効率化する方法

型やコツを覚えても、毎回の清書に時間がかかることに変わりはありません。ここでは作成そのものを効率化する方法を紹介します。どの方法にも得意・不得意があるので、会議の性質やチームの文化に合わせて選ぶのがおすすめです。

手書き・Word・Excel・音声入力ツールの使い分け

• 手書き　図や矢印を自由に書き込めるので、複雑な議論の流れを残したいときに向いています。
• Word・Excel　テンプレートを保存しておけば、次回以降の入力がずっと楽になります。表形式のアクションアイテム管理はExcelが得意です。
• 音声入力・文字起こしツール　スマートフォンやパソコンの音声入力機能を使えば、発言をそのままテキスト化できます。

AI議事録ツールを使う際の確認ポイント

会議の音声から自動で文字起こしと要約を行うAI議事録ツール（音声認識と生成AIを組み合わせて要約まで自動で行うサービスの総称）を使う会社も増えてきました。ただし、自動生成された内容をそのまま配布するのはおすすめできません。固有名詞や数字の誤変換、機密情報の取り扱いについては、必ず人の目で確認してから共有しましょう。

議事録作成チェックリスト

ここまで紹介してきた内容を、実際の会議で使えるチェックリストの形にまとめました。会議前と配布前の2つの場面に分けているので、印刷したり、社内のドキュメントに貼り付けたりして活用してください。1つずつ確認していくだけで、書き直しの手間をかなり減らせます。慣れないうちは時間がかかっても、繰り返すうちに自然と身についていきます。

会議前チェックリスト

会議が始まる前に、次の3点を済ませておくと当日の負担が大きく減ります。特にアジェンダの確認は後回しにされがちですが、事前に済ませておくほど当日の記録がスムーズになります。

• 会議名・日時・場所・参加者予定をテンプレートに入力した
• アジェンダを事前に確認、または主催者に問い合わせた
• 前回の宿題・保留事項を確認した

配布前チェックリスト

清書が終わったら、配布する前に次の5点を見直しましょう。特に決定事項とアクションアイテムは、後から修正の連絡をすることになると相手の手間も増えてしまうため、重点的に確認しておきたいところです。

• 決定事項に曖昧な表現が残っていないか確認した
• アクションアイテムに担当者と期限が入っているか確認した
• 誤字脱字、特に人名・数字に誤りがないか確認した
• 機密情報や個人の評価に関する記載が含まれていないか確認した
• 会議終了後24〜48時間以内に配布できるスケジュールになっているか確認した

最初は時間がかかっても、テンプレートとチェックリストの使い方に慣れれば、議事録作成にかかる時間は少しずつ短くなっていきます。焦らず、まずは次の1回から試してみてください。

よくある質問（FAQ）