📋 この記事でわかること
- 採用担当者が書類選考で実際に見ているポイントと重視する項目
- 職務経歴書の3つのフォーマット（編年体・逆編年体・キャリア式）の選び方
- 職務要約・職務経歴・自己PRを通過率が上がる書き方に変えるコツ
- ブランクあり・転職回数が多い・未経験転職など状況別の対処法
- 提出前に確認したいチェックリスト
転職活動を始めたとき、多くの方がまず感じるのが「職務経歴書って、何をどう書けばいいんだろう？」という戸惑いではないでしょうか。履歴書は書いたことがあっても、職務経歴書は形式が決まっていないぶん、かえって書きにくいですよね。
この記事では、採用担当者2,000人への調査データ（doda「中途採用の履歴書・職務経歴書で一番見られているのはどこ？」2024〜2025年度）をもとに、書類選考を通過するための職務経歴書の書き方を、準備段階から提出前チェックまで順番にお伝えします。
📋 職務経歴書とは？履歴書との違いと採用担当者が見るポイント
職務経歴書とは、これまでの仕事の経験・実績・スキルを自由形式でまとめた書類のことです。厚生労働省が発行するハローワーク向けパンフレット「職務経歴書の作り方」（2020年5月版）でも、採用担当者に対して自分の実務能力をアピールすることがその目的だと説明されています。
履歴書との大きな違いは「何を・どう書くかが自分次第」という点。だからこそ、書き方によって選考結果に大きな差が出ます。
履歴書との役割の違い
| 書類 | 主な役割 | 形式 | 記載する内容 |
|---|---|---|---|
| 履歴書 | 基本スペックの確認 | 定型フォーマット | 学歴・職歴の概要・資格・連絡先など |
| 職務経歴書 | 実務能力・実績のアピール | 自由形式（A4・1〜2枚程度） | 業務詳細・定量的な成果・スキル・自己PRなど |
2枚の書類はセットで提出するのが基本です。採用担当者は「履歴書でスペックを確認し、職務経歴書で実力を判断する」という流れで書類を読んでいます。
採用担当者はどのくらい時間をかけて見ているか
「採用担当者なんて書類をサッと流し読みするだけでしょ」と思っていませんか？ doda が2024〜2025年度に実施した採用担当者2,000人への調査によると、意外にもじっくり読まれていることがわかっています。
doda「中途採用の履歴書・職務経歴書で一番見られているのはどこ？」2024〜2025年度
同調査
マイナビ「転職活動実態調査（2025年）」
✍️ 書く前の準備｜キャリアの棚卸しで書くべきことを整理する
「さあ書こう」とパソコンを開いて、いきなりWordを立ち上げても手が止まりがちです。職務経歴書で伝えるべき情報を整理する「棚卸し」のステップを先に踏んでおくと、スムーズに書き始められますよ。
STEP1：経歴・成果・スキルを書き出す
まず、以下の項目を時系列で書き出してみましょう。メモ帳でもスマホのメモアプリでも構いません。
STEP2：応募先の「求める人物像」に合わせて優先順位をつける
棚卸しが終わったら、応募する企業の求人票を改めて読み直してみてください。「必須スキル」「歓迎スキル」と自分の経歴が重なる部分を最優先で前に出す意識が大切です。
💡 ポイント
職務経歴書はすべての経験を網羅するドキュメントではなく、「この会社に貢献できる根拠」を伝えるための書類です。応募先ごとに強調する内容を少しカスタマイズするだけで、書類通過率が変わります。
📄 3つのフォーマットの選び方｜編年体・逆編年体・キャリア式
職務経歴書には、大きく分けて3つの形式があります。どれが正解というわけではなく、自分のキャリアの特徴に合ったものを選ぶのが基本です。
| 形式 | 特徴 | 向いている人 |
|---|---|---|
| 編年体 | 古い経歴から新しい順に記載 | キャリアに一貫したストーリーがある人、経験が浅い人 |
| 逆編年体 | 直近の経歴から遡って記載 | 直近の経験を最もアピールしたい人、幅広い層に対応しやすい |
| キャリア式（機能式） | 職種・スキルごとにまとめて記載 | 転職回数が多い人、異業種転職でスキルの横断性をアピールしたい人 |
迷ったら「逆編年体」がおすすめな理由
特に選び方に迷った場合は逆編年体を選ぶと無難です。採用担当者が最初に知りたいのは「今、その人が何をしていたか」という直近の経験であることが多いからです。直近の実績が一番目に入るため、スクリーニングの段階で埋もれにくいという利点があります。
📝 項目別の書き方｜採用担当者が評価するポイントと記載例
ここが記事の核心部分です。職務経歴書の各項目について、「なぜそう書くのか」という採用担当者の視点の理由とセットで解説します。
① 職務要約（プロフィール・サマリー）
職務要約とは、職務経歴書の冒頭に書く4〜6行程度の自己紹介文です。採用担当者が最初に目を通す部分なので、ここで「この人は読む価値がある」と思わせられるかどうかが重要なポイントになります。
書くべき内容は「どんな業種・職種でどのくらいの経験があり、どんな実績を持つ人物か」のエッセンス。コンパクトに、4〜6行を目安にまとめましょう。
❌ NG例（よくある抽象的な書き方）
大手メーカーの営業部にて、各種業務に携わってまいりました。顧客対応を中心に様々な経験を積み、コミュニケーション力に自信があります。貴社でも積極的に貢献したいと思っております。
✅ OK例（実績と強みが伝わる書き方）
食品メーカーの法人営業職として8年間、量販店・ドラッグストアルートを担当。担当エリアの売上を3年連続で前年比110%以上に伸長。直近2年はチームリーダーとして4名のマネジメントを担当。提案型営業と数字管理を強みとしています。
💡 採用担当者が見ているポイント
「この人を採用すると何ができるようになるか」が4〜6行以内で想像できるか、という基準で読んでいます。業種・規模感・年数・数字の4点がコンパクトに入っていると印象に残りやすいです。
② 職務経歴｜STAR法で実績を伝える
職務経歴は、採用担当者が最も重視するパートです（doda調査で43.4%の担当者が「最重視」と回答 ※同調査）。ここではSTAR法という書き方のフレームワークが役立ちます。
STAR法を使った職務記述の例を見てみましょう。
❌ NG例（行動だけを羅列）
・新規顧客への営業活動
・既存顧客のフォローアップ
・見積書・提案書の作成
・売上管理
✅ OK例（STARで文脈と成果が伝わる）
【状況】既存取引先中心の営業体制で、新規比率が売上の10%未満だった。
【課題】新規開拓件数を年間20件以上に引き上げることが目標。
【行動】未開拓エリアの顧客リストを独自作成し、週15件以上の訪問営業を実施。提案書テンプレを作成してチーム展開。
【結果】初年度で新規契約23件獲得。新規比率を18%まで改善。
数字がない業務の「定量化」テクニック
「自分の仕事には数字がない」と感じる方も多いですが、工夫次第で多くの業務を定量的に表現できます。以下の視点で振り返ってみてください。
| 定量化の視点 | 例 |
|---|---|
| 規模感・件数 | 「月間200件のお問い合わせ対応」「年間50社のアカウント管理」 |
| 前後比較 | 「業務効率化により処理時間を従来比30%短縮」 |
| チーム・担当範囲 | 「5名チームのリーダーとして〜」「3拠点にわたる在庫管理を担当」 |
| 改善・達成率 | 「顧客満足度アンケートのスコアを4.1→4.6に改善」 |
③ 活かせる経験・スキル｜汎用スキルを差別化する
「コミュニケーション力」「チームワーク」「主体性」といった表現だけでは、採用担当者の目に留まりません。こうした汎用スキルは必ずエピソードとセットで書くのが鉄則です。
❌ NG例
コミュニケーション力・チームワーク・課題解決力
✅ OK例
【ステークホルダー調整力】社内の営業・物流・経理の3部門が関わる在庫管理プロジェクトで、各部門の要望を集約した月次報告の仕組みを構築。部門間の情報共有ロスを削減し、欠品率を半期で12%→5%に改善。
④ 資格・語学・ツールスキルの書き方
資格は正式名称・取得年月を必ず記載します。語学力については、スコアや資格があれば数字で示すのが望ましいです。TOEICのスコアは職種や企業によって求めるレベルが異なるため、スコアをそのまま記載してください（「600点」「750点」など）。
PCスキルは「Excel（ピボットテーブル・VLOOKUP）」「PowerPoint（社内プレゼン資料作成）」のように、具体的にどのレベルで使えるかを書くと伝わりやすくなります。
⚠️ ATSへの対応に注意
ATS（Applicant Tracking System：採用管理システム）とは、企業が応募書類を管理・選別するためのシステムです。ATSはスキル名・資格名・職種名をテキストデータとして読み取るため、特殊フォントや画像内テキストとして書かれたスキル名は読み取れない場合があります（Microsoft公式「ATS対応の履歴書テンプレート」より）。スキル名や資格名は必ずテキストとして記載しましょう。ATSのフォーマット全般については後の「採用担当者の視点」セクションでも詳しく触れています。
⑤ 自己PR｜経歴と整合するストーリーを作る
自己PRは職務経歴書全体のまとめとして「この人を採用すると何が得られるか」を一言で伝える場所です。大切なのは職務要約・職務経歴と矛盾しないこと。3つのパートが同じストーリーを語っていると、採用担当者の印象に残りやすくなります。
💡 自己PRの組み立て方（3ステップ）
1. 強みを一言で：「私の強みは〇〇です」と明確に
2. 根拠となるエピソード：具体的なシーンと結果を1〜2つ
3. 入社後の活かし方：応募先でどう貢献できるか
🔍 採用担当者の視点｜書類で落とされる主な理由
書類選考で落ちてしまうとき、多くの場合には理由があります。このセクションでは、採用担当者がどういう理由で書類を見送るのかという視点からお伝えします。自分の書類と照らし合わせながら読んでみてください。
➀ 何をしていたか伝わらない「抽象的な記述」
「各種業務を担当」「様々なプロジェクトに携わった」という書き方は、読んだ採用担当者に何もイメージを与えません。業務内容は動詞＋対象＋規模感または結果の形で具体的に書きましょう。
❌ NG例
新規営業をした
✅ OK例
未開拓エリアの中小企業100社へ新規訪問営業を実施し、初年度で23件の契約を獲得
➁ 読みにくいレイアウト・誤字脱字
フォントがバラバラ、行間が詰まりすぎている、誤字脱字がある……これらは内容以前の問題として、採用担当者に「丁寧さに欠ける」という印象を与えます。特殊フォントを使うと、受け取り側の環境によっては文字化けする可能性もあります（リクナビNEXT「職務経歴書におすすめのフォント」記事でも注意点として言及）。フォントはMS明朝・メイリオなどパソコン標準のものを使うのが基本です。
➂ 応募先に合わせていない「使い回し書類」
同じ職務経歴書をすべての応募先に使い回していると、企業側の「うちを向いていない人だ」という印象につながることがあります。職務要約や自己PRの部分だけでも、応募先の求人内容に合わせて少し書き換えるだけで見違えます。
➃ ATSに読み取られない書類フォーマット
大企業や外資系企業を中心に、採用管理システム（ATS）を通じて書類を管理するケースが増えています（日本のATS導入率は2021年調査で36.6%：リクルートJBRC調査）。ATSではグラフィック・表組みの画像・装飾的なレイアウトはテキストとして読み取れない場合があります（Microsoft公式「ATS対応テンプレート」ページ記載）。スキル名・資格名・職種名はテキストとして記載することが大切です。
⚠️ よくある落とし穴まとめ
- 文字サイズが小さすぎる（10.5〜11ptが読みやすい目安）
- 経歴が長すぎて3枚以上になっている
- 「〜を経験しました」という受け身の表現ばかり
- 日付の書き方が統一されていない（西暦・和暦が混在）
- 提出ファイル名が「職務経歴書.docx」のみで氏名がない
📌 状況別の書き方｜ブランク・転職回数が多い・未経験転職
「自分のケースは特殊だから不利かも…」と感じている方も多いですよね。ブランクがある・転職が多い・異業種にチャレンジするなど、状況ごとの書き方のコツをお伝えします。
📅 ブランク期間がある場合
育児・介護・病気療養・留学・資格取得など、ブランクの理由はさまざまです。大切なのは空白を隠さず、ポジティブに説明することです。
| ブランクの理由 | 職務経歴書での書き方のポイント |
|---|---|
| 育児・介護 | 「育児に専念（20XX年X月〜20XX年X月）」と明記し、その間に取得した資格や学習があれば記載する |
| 病気療養 | 詳細は不要。「体調を整えるための休養期間」と一言添え、現在は回復済みである旨を記載する |
| 留学・語学学習 | 習得した語学レベルや取得した資格をスキル欄に反映させ、期間の理由として簡潔に記載する |
| 転職活動中 | 「転職活動中（現在に至る）」と書けばOK。長期化している場合は期間を明記する |
💡 ブランク期間の活動はスキル欄に活かす
ブランク中に資格の勉強をした・オンライン学習をした・ボランティア活動をしたなど、何らかの活動があればスキル欄や職務要約に反映させましょう。「この空白期間に何もしていなかったわけではない」という姿勢が伝わります。
🔄 転職回数が多い場合
転職回数が多い場合の最大の課題は「一貫性がないように見える」こと。ここで役立つのがキャリアに共通する軸を見つけて言語化するアプローチです。
たとえば、業種が変わっていても「常にチームをまとめる役割を担ってきた」「顧客課題を解決することが共通テーマだった」など、横断的なストーリーを職務要約で伝えることで印象が変わります。
❌ NG例（転職理由が伝わらない）
2022年4月 A社入社→2022年11月 A社退職→2023年1月 B社入社→2023年9月 B社退職→2023年11月 C社入社→2024年8月 C社退職（在籍1年未満が3社連続）
✅ OK例（軸を言語化して一貫性を示す）
【職務要約冒頭】小売・IT・医療の3業種を経験し、各社でいずれも「業務プロセスの改善」を主なテーマとしてきました。業種は異なりますが、現状分析→課題設定→改善提案→定着化という共通のアプローチで成果を出してきた経験があります。
また転職回数が多い場合はキャリア式（機能式）フォーマットも検討する価値があります。職種別・スキル別にまとめることで、一つひとつの在籍期間の短さよりも「積み上げてきたスキルの幅」が前面に出やすくなります。
🌱 異業種・未経験転職の場合
未経験転職では「即戦力にはなれない」という先入観を払拭することが課題です。ここで活用したいのがポータブルスキルという考え方です。
たとえば営業職からマーケティング職への転職であれば、「顧客ニーズのヒアリング力」「提案資料の作成経験」「数字を見て行動を変える習慣」はそのまま活かせるスキルとして書けます。業界や職種をまたいで使える能力を洗い出し、それを前面に出す書き方が未経験転職では有効です。
✅ 提出前チェックリスト
書き終えたら、提出前に以下の項目を必ず確認してみてください。意外と見落としが多い項目ばかりです。
- タイトルに「職務経歴書」と明記し、氏名・作成日が記載されている
- 誤字・脱字がない（声に出して読み直すのが有効）
- 日付表記が西暦または和暦に統一されている
- フォントが統一されている（MS明朝・メイリオ・ヒラギノなど標準フォント）
- 文字サイズが10.5〜11pt程度で読みやすい
- 枚数がA4で1〜3枚に収まっている
- 職務要約・職務経歴・自己PRでストーリーが一貫している
- 数字・固有名詞（社名・資格名）が正確に記載されている
- 応募先の求人内容に合わせたカスタマイズがされている
- ファイル名に氏名が入っている（例：職務経歴書_山田太郎.docx）
- PDFとWordどちらで送るか確認した（指定がなければWord形式が読み取りやすい場合が多い）
- メールに添付する際、件名・本文も確認している
❓ よくある質問
職務経歴書は手書きでもいいですか？
基本的にはパソコンで作成するのがおすすめです。厚生労働省のハローワーク向けパンフレット「職務経歴書の作り方」でも、パソコンでの横書きが一般的な形式とされています。同資料によると手書きの場合は黒のボールペンまたは万年筆が認められており（鉛筆・シャープペンシルは不可）、手書き自体が禁止されているわけではありません。ただし、読みやすさや後から修正しやすい点ではパソコン作成が有利です。
職務経歴書は何枚が適切ですか？
A4で1〜2枚が基本とされています。経歴が豊富な場合でも3枚を目安の上限にするとよいでしょう。枚数よりも「読みやすいか・伝わるか」が重要です。情報を詰め込みすぎて読みにくくなるくらいなら、優先度の低い情報は省いてスッキリさせた方が印象が良くなります。
職歴が1社しかない場合、職務経歴書はどう書けばいいですか？
1社でも十分に書けます。同じ会社でも部署異動・担当業務の変化・役職の変化などがあれば、それぞれのフェーズに分けて書くと内容が充実します。「入社当初は〜、3年目からはチームリーダーとして〜」のように時系列で変化を見せると、成長の軌跡が伝わります。
PDFとWordどちらで送るべきですか？
企業から指定がある場合はそれに従いましょう。指定がない場合、一般的にはPDFが崩れにくく安心ですが、ATSを使っている企業ではWordファイルの方がテキストを読み取りやすい場合があります（Microsoft公式「ATS対応テンプレート」ページより）。両方用意しておいて、企業に合わせて使い分けるのがベストです。
アルバイト経験は職務経歴書に書いてもいいですか？
書いても問題ありません。特に第二新卒・フリーター経験がある方や、応募先の業種に関連するアルバイト経験がある場合は積極的に書きましょう。厚生労働省「職務経歴書の作り方」パンフレットでも、実務経験や資格がない場合でも「応募職種と関連するアルバイト経験」「訓練・研修の経験」「現在勉強中の分野」などから自分をアピールできると記されています（厚生労働省「職務経歴書の作り方」2020年5月版）。
転職回数が多いと書類で落とされますか？
転職回数が多いこと自体がマイナスになるかは企業によって異なります。大切なのはキャリアに一貫した軸があるかどうかです。「なぜ転職したか」よりも「各経験を通じて何を積み上げてきたか」が伝わるように職務要約を組み立てることで、印象は変わります。
書類選考の平均通過率はどのくらいですか？
マイナビが2025年に実施した「転職活動実態調査」（有効回答467件）によると、書類選考の平均通過率は37.3%でした。平均応募件数13.6件のうち、書類通過は5.1件という結果です。およそ3社に1社強の割合で通過する計算ですが、職種・年齢・業界によってばらつきがあります。書類の質を上げることが転職活動全体の効率化につながります。
📝 この記事のまとめ
- 職務経歴書は「自分の実務能力を証明する書類」。採用担当者の43.4%が職務経歴・職務内容を最重視している（doda「中途採用の履歴書・職務経歴書で一番見られているのはどこ？」）
- 書く前にキャリアの棚卸しをして、応募先の求める人物像に合わせた優先順位を決める
- 職務要約・職務経歴・自己PRをSTAR法と定量化で具体的に書く
- ATSへの対応として、特殊フォントや複雑な表組みは避けてシンプルなレイアウトにする
- ブランクや転職回数が多い場合も、ポータブルスキルの言語化と一貫したストーリーで対応できる
